회사소개서 만드는 법: 목차 구성과 들어갈 내용, 홈페이지와 차이

회사소개서는 처음 연락하는 거래처, 협력사 등록 담당자, 해외 바이어에게 회사를 한 번에 설명하는 문서입니다. 이 가이드는 회사소개서를 처음 만들거나 몇 년 전 만든 소개서를 고치려는 기업 담당자를 위해 목차를 짜는 순서, 항목별로 들어갈 내용, 홈페이지와 내용을 나누는 기준을 정리했습니다. 디자인 템플릿을 모은 글이 아니라 무엇을 어떤 순서로 쓰는지를 다룹니다.

회사소개서란? 홈페이지·제안서·IR 자료와 다른 점

회사소개서는 회사가 무엇을 하는 곳이고, 어떤 근거로 믿을 수 있으며, 연락하면 무엇을 받을 수 있는지를 한 파일에 정리한 문서입니다. 대부분 파워포인트로 만들고 PDF로 바꿔 메일로 보내거나, 인쇄해서 미팅 자리에 가져갑니다.

회사를 설명하는 문서는 회사소개서 말고도 여럿입니다. 역할이 비슷해 보여서 한 파일에 전부 담으려다 보면 분량은 늘고 초점은 흐려집니다. 먼저 각 문서가 누구를 위한 것인지 나눠 두세요.

제품 사양 전체는 카탈로그나 홈페이지로, 특정 건의 비용과 일정은 제안서로 보내고, 회사소개서에는 판단에 필요한 요약만 남기면 분량이 적당해집니다.

쓰기 전에 정할 세 가지: 누가, 어떤 상황에서, 읽고 나서 무엇을 하는가

회사소개서 작성의 첫 단계는 목차가 아니라 읽는 사람을 정하는 일입니다. 같은 회사라도 읽는 사람에 따라 먼저 확인하는 항목이 다르고, 그 순서대로 목차를 세워야 끝까지 읽힙니다.

1. 읽는 사람별로 먼저 확인하는 항목

2. 어떤 상황에서 읽히는가

• 메일 첨부로 혼자 읽는 경우: 설명해 줄 사람이 없으므로 장마다 문장이 완결되어야 합니다. 가장 흔한 상황입니다.
• 미팅에서 화면을 띄워 설명하는 경우: 말로 보충할 수 있으므로 한 장에 메시지 하나, 글자는 적게 둡니다.
• 인쇄해서 나눠 주는 경우: 흑백으로 복사해도 표와 그래프가 구분되게 만듭니다.

3. 읽고 나서 무엇을 하게 할 것인가

견적 요청, 샘플 요청, 공장 방문, 화상 미팅처럼 읽은 뒤 할 행동을 하나 정하세요. 마지막 장에는 그 행동을 바로 할 수 있도록 담당 부서, 담당자, 전화번호, 메일 주소를 적습니다. 대표번호만 있으면 받는 쪽은 누구를 찾아야 할지 몰라 연락을 미룹니다.

회사소개서 목차 구성: 기본 10개 항목과 순서

기업 회사소개서의 기본 목차는 표지, 한 장 요약, 회사 개요, 사업 영역, 제품·서비스, 기술력과 인증, 설비·조직, 실적과 고객사, 연혁, 연락처 순으로 잡으면 무난합니다. 「지금 무엇을 하는 회사인가」를 앞에, 「얼마나 오래 해 왔는가」를 뒤에 두는 순서입니다.

위 순서대로 채우면 12~19쪽 정도가 됩니다. 처음 보내는 용도라면 이 정도 분량이 끝까지 읽히기 좋습니다. 제품이 많다면 대표 제품만 싣고 나머지는 카탈로그나 홈페이지 제품 페이지로 안내하세요.

인사말은 짧게, 연혁은 뒤로

대표 인사말과 비전이 앞쪽 2~3쪽을 차지하면 구매 담당자는 그 페이지를 넘기고 제품과 실적부터 찾습니다. 인사말은 회사 개요 옆에 한 문단으로 줄이세요. 연혁도 앞에 두면 「지금 무엇을 잘하는 회사인가」가 뒤로 밀리므로, 뒤쪽에 두고 최근 5~10년의 굵직한 사건(공장 이전, 인증 취득, 수출 시작)만 남깁니다.

업종에 따라 비중도 조정합니다. 제조업은 설비·생산 능력·품질 관리를, IT·서비스업은 진행 방식과 사례를, 건설·엔지니어링은 면허와 시공 실적을, 유통·무역은 취급 브랜드와 물류 범위를 늘립니다.

항목별 작성 예시: 어느 회사에나 맞는 문장을 사실로 바꾸기

회사소개서에서 가장 흔한 문제는 회사명만 바꾸면 다른 회사 소개서에도 그대로 들어갈 문장입니다. 「고객 만족」「신뢰」「기술력」 같은 단어는 읽는 사람이 판단할 근거를 주지 못합니다. 문장마다 숫자, 고유명사, 기간 중 하나를 넣는다고 생각하면 고치기 쉽습니다.

표의 숫자는 설명을 위한 예시입니다. 실제 회사소개서에는 회사가 직접 확인할 수 있는 기록만 쓰세요. 숫자 옆에는 「2025년 말 기준」「자사 집계」처럼 기준 시점과 출처를 함께 적어 두면, 몇 년 뒤 고칠 때 어떤 숫자를 바꿔야 하는지도 바로 보입니다.

한 장 요약은 이렇게 채웁니다

한 장 요약은 이 한 장만 보고도 회사를 설명할 수 있게 만드는 페이지입니다. 아래 다섯 줄을 채우면 됩니다.

회사소개서와 홈페이지에 각각 싣는 내용

회사소개서와 홈페이지는 같은 원고에서 출발하되 역할이 다릅니다. 회사소개서는 한 번에 판단하게 만드는 요약이고, 홈페이지는 검색으로 찾아온 사람이 필요한 부분만 골라 깊게 읽는 곳입니다. 무엇을 어디에 둘지는 「누가 볼 수 있는가」와 「얼마나 자주 바뀌는가」로 나누면 정리가 됩니다.

B2B 회사 홈페이지에 꼭 있어야 하는 페이지는 B2B 홈페이지 필수 구성요소 3가지에서 따로 다뤘습니다.

홈페이지에 회사소개서 PDF를 올릴 때

구글은 PDF와 파워포인트(PPT, PPTX) 파일도 색인할 수 있는 형식으로 안내합니다. 다만 PDF 하나에 모든 내용이 들어 있으면 검색에서는 파일 한 개로만 잡히고, 제품명으로 검색한 사람이 20쪽짜리 문서의 첫 장에 도착하게 됩니다. 핵심 내용은 페이지별로 홈페이지에 싣고, PDF는 「내려받기」용 보조 자료로 두세요. 색인 가능한 파일 형식 목록은 구글 검색 센터 문서에서 볼 수 있습니다.

• 파일 주소는 고정: 고칠 때마다 파일명을 바꾸면 거래처에 보낸 링크가 끊깁니다. 같은 주소에 새 파일을 덮어쓰고, 최신 여부는 표지의 작성 연월로 확인하게 합니다.
• 파일명은 영문 소문자: 한글 파일명은 주소에서 긴 문자열로 바뀌어 메일이나 메신저로 보낼 때 깨져 보이기 쉽습니다.

파일 만들기: 화면 비율, 글꼴, PDF 변환, 보내기

원고가 정리되면 화면 비율, 글꼴 처리, PDF 변환 옵션, 보내는 방법을 정합니다. 메뉴 이름은 2026년 10월 기준 Windows용 파워포인트(Microsoft 365) 안내를 따랐습니다.

화면 비율: 16:9와 A4 중 처음에 정하기

파워포인트에서 새 프레젠테이션을 만들면 기본 크기는 16:9 와이드스크린입니다. 메일로 보내 모니터로 읽거나 화면을 띄워 설명하는 용도라면 그대로 쓰면 됩니다. 인쇄해서 나눠 주는 일이 많다면 디자인 탭 오른쪽의 슬라이드 크기 > 사용자 지정 슬라이드 크기에서 A4 용지(210x297mm)를 고를 수 있습니다. 비율은 작업 전에 정하세요. 내용을 다 채운 뒤 비율을 바꾸면 사진과 도형 배치를 다시 손봐야 합니다.

글꼴: 상대 PC에 없는 글꼴은 바뀐다

파워포인트 원본을 그대로 보내면, 받는 사람 PC에 같은 글꼴이 없을 때 다른 글꼴로 바뀌어 줄바꿈과 배치가 흐트러집니다. 원본을 보내야 한다면 파일 > 옵션 > 저장에서 파일에서 글꼴 포함을 켜고 저장하세요. 다른 사람이 수정할 파일이면 「모든 문자 포함」을 고릅니다. 일부 글꼴은 제작자가 포함을 허용하지 않아 이 설정으로도 들어가지 않습니다. 외부에 보내는 용도라면 원본보다 PDF가 안전합니다.

PDF 변환: 인쇄용과 메일용을 나누기

1. 파일 > 내보내기를 누릅니다.
2. PDF/XPS 문서 만들기를 고르고 PDF/XPS 만들기를 누릅니다.
3. 최적화에서 인쇄용은 표준, 메일 첨부용은 최소 크기를 고릅니다.
4. 옵션에서 숨겨진 슬라이드와 메모를 포함하지 않도록 되어 있는지 확인한 뒤 게시를 누릅니다.

4번은 자주 놓칩니다. 숨겨 둔 슬라이드나 발표자 메모에 단가나 내부 의견이 적혀 있는 경우가 있습니다.

보내기: 첨부 용량 확인

개인 Gmail 계정은 첨부파일을 25MB까지 보낼 수 있고, 넘으면 첨부 대신 구글 드라이브 링크가 메일에 들어갑니다. 회사 메일(구글 워크스페이스 등)은 관리자가 정한 한도를 따릅니다. 받는 쪽 보안 정책상 외부 링크를 못 여는 경우도 있으니, 사진이 많은 소개서는 「최소 크기」로 따로 저장해 첨부 한도 안에 맞춰 두세요.

로고 원본 파일 형식과 브랜드 색상 값을 정리하는 방법은 CI·BI 뜻과 차이, 로고·컬러·서체를 홈페이지에 옮기는 방법에서 다룹니다.

표지와 각 장에 들어가는 로고는 흐릿한 캡처 이미지 대신 디자이너에게 받은 원본 파일을 쓰고, 브랜드 색상은 정해진 색상 값으로 통일하세요. 로고 파일 형식과 색상 값 정리는 CI·BI 가이드에서 따로 다룹니다.

넣기 전에 확인할 표현: 특허·인증·「1위」·사진

회사소개서에 사실과 다른 표현이 들어가면 신뢰를 잃는 데서 끝나지 않고 법적인 문제로 이어질 수 있습니다. 아래 네 가지는 넣기 전에 한 번 더 확인하세요.

특허: 등록과 출원을 구분하고 번호를 적기

특허법 제223조는 특허를 받은 물건에는 「특허」라는 문자와 특허번호를, 출원 중인 물건에는 「특허출원(심사중)」이라는 문자와 출원번호를 표시할 수 있다고 정합니다. 제224조는 특허나 특허출원이 아닌 것을 광고 등에 특허나 특허출원된 것으로 표시하거나 이와 혼동하기 쉬운 표시를 하는 행위를 금지하고, 제228조는 이를 어기면 3년 이하의 징역 또는 3천만원 이하의 벌금에 처한다고 정합니다. 회사소개서의 특허 목록은 등록과 출원을 나누고, 번호를 함께 적고, 권리가 소멸한 특허는 빼세요. 법령 원문은 국가법령정보센터에서 볼 수 있습니다.

인증: 인증기관과 유효기간까지

국제표준화기구(ISO)는 직접 인증을 하거나 인증서를 발급하지 않으며, 인증과 관련해 ISO 로고를 쓰도록 허락하지 않는다고 공식 사이트에서 밝히고 있습니다. 인증은 외부 인증기관이 합니다. 그래서 「ISO 인증 획득」과 로고 한 줄보다 규격명(예: ISO 9001), 인증기관명, 인증 범위, 유효기간을 함께 적는 편이 정확하고 신뢰도도 높습니다. 유효기간이 지난 인증은 목록에서 빼세요.

「업계 1위」 같은 표현: 기준과 근거를 함께

표시·광고의 공정화에 관한 법률(표시광고법) 제3조는 거짓·과장, 기만, 부당한 비교, 비방 표시·광고를 금지하고, 제5조는 사업자가 표시·광고 중 사실과 관련한 사항을 실증할 수 있어야 한다고 정합니다. 같은 법 시행령 제2조는 광고 매체로 전단·팸플릿과 인터넷을 포함합니다. 「국내 1위」「업계 최초」를 쓰려면 무엇을 기준으로 누가 집계했는지(예: ○○협회 2025년 집계 기준)를 함께 적고, 근거 자료를 보관해 두세요. 근거를 댈 수 없다면 쓰지 않는 것이 맞습니다.

사진·아이콘·고객사 로고

무료 이미지 사이트의 사진도 라이선스 조건이 있습니다. 판단 기준은 상업용 무료 이미지·폰트 사이트 모음: 기업 홈페이지에 써도 되는지 판단하는 기준에 정리했습니다. 직원이 나오는 사진은 본인 동의를, 고객사 로고는 사용 동의를 받으세요. 계약서에 비밀유지 조항이 있으면 회사명 공개 자체가 막혀 있을 수 있습니다.

자주 묻는 질문

무료 회사소개서 양식(템플릿)을 써도 되나요?

디자인 틀로 쓰는 것은 괜찮습니다. 다만 템플릿에 들어 있는 사진과 글꼴의 사용 조건을 확인하고, 템플릿의 목차를 그대로 따르기보다 읽는 사람에 맞춰 순서를 다시 잡으세요. 템플릿은 디자인을 정해 줄 뿐 무엇을 먼저 보여줄지는 정해 주지 않습니다.

영문 회사소개서는 국문을 번역하면 되나요?

해외 바이어가 먼저 확인하는 항목(수출 실적, 국제 인증, 생산 능력, 납기)이 달라서 순서부터 다시 잡는 편이 좋습니다. 문장은 직역보다 해당 국가 업계 사이트의 표현을 따르고, 날짜·단위·주소 표기도 현지 방식으로 바꾸세요.

얼마나 자주 고쳐야 하나요?

인증 갱신, 대표자 변경, 사업장 이전, 주요 실적 추가가 있을 때마다 고치고, 그런 일이 없어도 1년에 한 번은 숫자와 연락처를 점검하세요. 표지에 작성 연월을 적어 두면 받는 사람도 최신본인지 바로 알 수 있습니다.

홈페이지를 새로 만들 때 회사소개서가 있으면 무엇이 달라지나요?

메뉴 구조와 페이지별 원고를 잡는 출발점이 됩니다. 회사소개서의 사업 영역은 사업 메뉴로, 제품·서비스는 제품 페이지로, 기술력·인증은 인증 페이지로 이어집니다. 리뉴얼 기획 순서는 홈페이지 리뉴얼 기획안 작성 7단계 가이드를, 페이지 구성을 화면으로 그리는 방법은 와이어프레임이란? 뜻부터 홈페이지 기획 예시·툴까지 정리를 참고하세요.

웹닷은 홈페이지 상담 때 회사소개서 한 부를 먼저 받아, 그 내용과 동종업계 사이트를 함께 살펴본 뒤 메뉴 구조와 페이지별 원고 초안을 기획 단계에서 함께 제안합니다.

정리

회사소개서는 읽는 사람을 정하고, 그 사람이 먼저 확인하는 순서대로 목차를 세우는 것에서 시작합니다. 요약은 소개서에, 자세한 내용은 홈페이지 페이지별로 두면 두 자료가 서로를 보완합니다.